Elektroniczne zwolnienia lekarskie, e-ZLA

ZUS ZLA – zwolnienia lekarskie na papierowym formularzu będą obowiązywały tylko do 30 czerwca 2018 r. a to z tego względu, że od 1 lipca 2018 r. lekarze będą wystawiali wyłącznie elektroniczne zwolnienia lekarskie, tzw. e-ZLA/ e-zwolnienia. Co bardzo istotne, nowe przepisy będą obowiązywały wszystkich pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Aktualnie, obligatoryjność e-zwolnień dotyczy tylko pracodawców zatrudniających co najmniej 5 pracowników. Niemniej jednak, pracodawcy zatrudniający mniej niż 5 pracowników, również mogą korzystać z tego uprawnienia (taki stan prawny ma miejsce od 1 stycznia 2016 r.)

Mając na uwadze zmieniający się ustrój-społecznej gospodarki rynkowej, jej globalizację a przede wszystkim dobę internetu, słusznie, że cyfryzacja dotarła również do stosunków zatrudnienia, gdyż niewątpliwie elektroniczne zwolnienia lekarskie są i będą dużym ułatwieniem dla lekarzy, pracodawców, pracowników i ZUS-u. Poniżej przedstawiam opis procedury oraz korzyści płynące ze zmiany prawa.

Podstawy prawne: art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372); art. 1, art. 23, art. 24, art. 26 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066).

JAK TO WYGLĄDA?

• Aby doszło do wystawienia e-ZLA lekarz musi być zarejestrowany na profilu PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).

• Następnie w momencie podjęcia decyzji o wystawieniu zwolnienia lekarskiego, lekarz już nie wręcza pracownikowi/ zleceniobiorcy czy innej osobie ubezpieczonej zwolnienia w formie papierowej (wypisywanego ręcznie ZUS-ZLA) a przez profil PUE ZUS przekazuje elektronicznie zaświadczenie lekarskie e-ZLA do ZUS-u. W momencie wystawienia zwolnienia musi dojść do jego „wirtualnego podpisania” z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

• Następnie to ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy/zleceniodawcy).

• Jednak aby mogło dojść do przekazania e-ZLA również podmiot zatrudniający musi posiadać profil na PUE ZUS. Musi założyć indywidualne konto poprzez wypełnienie formularza z podaniem wymaganych danych, gdy to zrobi – bezpośrednio po zalogowaniu ma dostęp do e-zwolnienia.

• Do przekazania zwolnienia musi dojść nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania przez ZUS e-ZLA, ale generalnie zwolnienie jest przesyłane natychmiast.

• Jeżeli ubezpieczony posiada konto na PUE ZUS to również i jemu jest przekazywana taka informacja.

• Problem może się jednak pojawić gdy system się „zawiesi”, przestanie działać lub gdy dane będą źle wprowadzone czy też w ogóle nie będą wprowadzone. Jednak wydaje się, że skoro PUE ZUS działa już od dłuższego czasu to jego nieprawidłowości zdążyły być wykryte.

KORZYŚCI DLA PŁATNIKÓW SKŁADEK: PRACODAWCÓW/ZLECENIODAWCÓW ITD.

• Pracodawca/zleceniodawca po wystawieniu e-ZLA będzie w jego posiadaniu dość szybko. Dotychczas czas ten był uzależniony od dostarczenia go przez podmiot zatrudniony co mogła trwać nawet kilka/ kilkanaście dnia – gdy było doręczane pocztą.

• Tak więc płatnik składek po otrzymaniu informacji o zwolnieniu i samej jego treści będzie mógł znacznie szybciej, niż dotychczas skontrolować chorego, co ma szczególne znaczenie przy krótkoterminowych zwolnieniach. Jeżeli pracodawca ma wątpliwość co do wykorzystywania zwolnienia zgodnie z prawem i pobierania zasiłku chorobowego, bowiem ma przypuszczenia, że ubezpieczony wykonuje w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem (art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) może skontrolować pracownika lub zawnioskować o to do ZUS-u. Zmiany wprowadzają to, że pracodawca może drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.

• Zgodnie z art. 68 ww. ustawy, ZUS oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

KORZYŚCI DLA LEKARZY

• Jeżeli chodzi o ułatwienia dla lekarzy to niewątpliwie samo wystawianie e-ZLA trwa znacznie krócej niż tradycyjne wypisywanie papierowego zwolnienia. Dzieje się tak, ponieważ wystarczy, że lekarz wpisze w systemie PESEL ubezpieczonego, a jego pozostałe dane identyfikacyjne, w tym informacje o członkach rodziny (np. gdy istniałaby konieczność sprawowania opieki nad chorym dzieckiem i otrzymania z tego tytułu zwolnienia), oraz o płatniku/płatnikach, uzupełnią się automatycznie przez system. Jeżeli jest ich kilku lekarz musi wybrać z listy. Niewątpliwie wpłynie to na zaoszczędzenie czasu.

• Ponadto system sam weryfikuje datę początku okresu niezdolności (m.in. z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach) oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem.

• Podpowiada również kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy).

• Lekarze nie będą musieli przechowywać kopii zwolnień, gdyż wszystko będzie w systemie. Zniknie tzw. papierologia.

• Gdyby lekarz chciał skierować pacjenta na rehabilitację system otworzy formularz ZUS PR-4 i ponownie wprowadzi dane, co spowoduje automatycznie wystawiony wniosek o rehabilitację, który lekarz przesyła w formie elektronicznej do ZUS w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS.

• Lekarz ma też możliwość wglądu w zaświadczenia lekarskie wystawione wcześniej, a także w wynik kontroli dokonanej przez lekarza orzecznika ZUS.

• W przypadku pozytywnej decyzji lekarza o skierowaniu na rehabilitację, system otworzy formularz wniosku i wprowadzi automatycznie dane pacjenta.

• Wystawianie e-ZLA jest również możliwe przez urządzenia mobilne, np. podczas wizyty domowej, albo gdy nie ma się dostępu do internetu. Nowe przepisy wskazują na możliwość wystawienia zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Każdy wydrukowany przez lekarza formularz ma identyfikator (serię i numer) i jest zarejestrowany w systemie. Dane i informacje niezbędne do wystawienia zaświadczenia w tym trybie musi przekazać lekarzowi pacjent. W dniu badania lekarz przekazuje pacjentowi takie zaświadczenie z jego pieczątką i podpisem. Niestety zaświadczenie to pacjent musi już przekazać płatnikowi składek, nawet jeżeli ma on profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS. Wydaje się, że będą to sporadyczne sytuacje, aczkolwiek dobrze, że ustawodawca zabezpieczył taką możliwość.

• Po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu lekarz musi je wprowadzić do systemu. W terminie 3 dni roboczych od wystawienia zaświadczenia na formularzu wydrukowanym z systemu, lekarz ma obowiązek przekazać zaświadczenie lekarskie wystawione do ZUS.

• Ustawa przewiduje również procedurę w przypadku popełnienia błędu w zwolnieniu (m.in. tryb, sposób i termin poinformowania o błędzie).

KORZYŚCI DLA UBEZPIECZONEGO

• Proces niesie też korzyści dla chorego pracownika czy osób z jego otoczenia, gdyż nie będą one musiały się fatygować, aby fizycznie dostarczyć zwolnienie pracodawcy czy wysłać je pocztą, z tego względu, że system prześle je automatycznie.
• Gdy lekarz wystawi e-ZLA pacjent nie musi też dostarczać go do ZUS-u (np. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, występujących o zasiłek po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia) czy pracowników, którym ZUS a nie pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe.)
• Pracownicy nie będą też narażeni na obniżenie zasiłku ze względu na niedostarczenie zwolnienia do ZUS-u na czas.

Kinga Piwowarska

Prawnik